Kisah Singkat Kia Huritau Ki Terra 2013

Pekan terakhir di bulan Februari 2013, dilaksanakan forum angkatan TERRA11 di belakang Lab Kidas. Agendanya adalah menentukan Ketua Pelaksana untuk Syukuran Wisuda TERRA di tahun 2013.

Terpilihlah Ketua Pelaksana untuk Syukuran Wisuda April. Agenda berikutnya adalah penentuan Ketuplak Syukwis Juli. Beberapa orang dicalonkan dan dibuka sesi diskusi untuk menentukan siapa yang akan menjadi Ketuplak. Sesi diskusi itu kemudian bergulir ke arah saya. Kemudian berlanjut ke pencalonan saya untuk maju menjadi Ketuplak. Akhirnya forum sepakat untuk Syukwis Juli 2013, Ketuplaknya adalah saya.  Saat forum sepakat, saya tidak mampu berkata banyak. Bismillah, saya akan mencoba.

***

Wisuda April selesai sudah. Perform TERRA berhasil merengsek naik ke posisi atas. Apresiasi diberikan kepada panitia Wisuda April.

***

Saatnya saya bergerak. Dimulai dari pembuatan struktur kepanitiaan. Setelah mengamati, mencoba mempelajari Evaluasi Wisuda April, dan berdiskusi, akhirnya saya membuat struktur seperti ini:

Struktur Kepanitiaan Wisuda Juli TERRA 2013

Inilah struktur yang saya harapkan. Perbedaannya terletak di Divisi Produksi yang terpisah dengan Divisi Logistik serta memperjelas penamaan Divisi Kreatif & Desain. Pertimbangannya adalah agar beban kerja Divisi Logistik tidak berlebih dan dapat lebih fokus.

Tapi ternyata tidak berjalan mulus. Wisuda Juli yang bentrok dengan waktu liburan menyebabkan saya kesulitan untuk penempatan Kadiv Produksi. Akhirnya Divisi Produksi digabung dengan Divisi Logistik menjadi Divisi Logistik & Produksi.

Ring 1 akhirnya terbentuk. AlhamduliLlaah satu anak tangga telah terlewati. Berikutnya adalah kumpul perdana untuk perkenalan dan menyepakati jobdesc masing-masing. Divisi yang patut lebih diperhatikan di bagian jobdesc adalah Divisi Logistik&Prod, Danus, Kreatif&Desain, dan Pubdok. Kami menyepakati jobdesc ketiga divisi tersebut adalah:

  • Logistik & Produksi:
  1. Menyediakan barang yang dibutuhkan Divisi Acara dan Divisi Kreatif&Desain.
  2. Memastikan barang dalam kondisi aman dan dikembalikan sesuai dengan kondisi awal
  3. Menjadi PJ barang yang berhubungan dengan vendor dan/atau akan diperjualbelikan oleh Danus. Termasuk Kaos dan Boneka untuk Wisudawan.
  • Danus:
  1. Menjadi fund raising dari kepanitiaan Wisuda Juli dengan berjualan
  2. Mendata pemesanan kaos atau souvenir danus.
  3. Menjadi PJ kaos atau souvenir danus yang telah jadi bisa sampai ke tangan konsumen
  • Kreatif & Desain:
  1. Menjadi PJ seluruh kegiatan pendesainan baik yang menggunakan computer atau manual. Kecuali kegiatan pendesainan untuk pensuasanaan sebelum hari H.
  2. Menjadi PJ dekorasi dan kostum
  3. Menjadi PJ plakat dan surat undangan untuk wisudawan.
  • Pubdok:
  1. Menjadi PJ segala bentuk kegiatan Dokumentasi baik sebelum, saat, atau setelah hari H
  2. Mengonsep hingga mengeksekusi kegiatan publikasi dengan tujuan mensuasanakan event Wisuda
  3. Memastikan devices dokumentasi mencukupi untuk kegiatan Dokum.
  4. Membuat video para wisudawan yang akan ditampilkan di Wisnight.
  5. Membuat pensuasanaan di himpunan terkait event Wisuda.

Catatan pentingnya adalah jobdesc tersebut tidak langsung jadi pada saat kumpul perdana, tapi sempat terdapat perubahan-perubahan untuk menyesuaikan situasi dan kondisi yang terjadi. Bahkan hingga beberapa minggu mendekati hari H.

“Segala yang kita lakukan adalah untuk meraih Kemenangan atau Kemenangan Mutlak. Kemenangan akan didapat bila kita telah menyelesaikan acara ini dengan baik. Kemenangan mutlak kita dapatkan bila kita mendapatkan bonus dengan menjadi perform himpunan terbaik. Tidak akan ada namanya Kegagalan.”

Anak tangga kedua telah dilalui, alhamduliLlaah. Berikutnya adalah staffing.

Masa staffing ini ada beberapa kendala. Awalnya berupa sistem closerec. Dipersilahkan kepada para kadiv untuk mencari staffnya masing-masing. Berikutnya adalah oprec untuk menjaring teman-teman yang belum masuk kepanitiaan. Dilakukanlah pendataan akan pulang ke kota asal tanggal berapa dan kembali ke bandung tanggal berupa. Sebagai langkah akhirnya adalah pendekatan personal oleh Ketua.

Staffing beres, alhamduliLlaah. Berikutnya adalah pemberian arahan-arahan dan diskusi untuk divisi-divisi yang harus gerak dari awal: yaitu Perizinan, Acara, dan Danus, juga termasuk Sekretaris dan Bendahara. Berikutnya divisi yang bergerak di pertengahan: Kreatif & Desain dan Logistik & Produksi. Dan divisi yang bergerak di akhir, divisi: Konsumsi, L.O., dan Pubdok, juga termasuk Korlap dan Danlap.

AlhamduliLlaah dalam pengontrolan dan pengordinasian keseluruhan divisi ini saya sangat terbantu dengan kinerja para Kadiv beserta jajaran staffnya yang luar biasa. Pun dalam berjalannya waktu saya juga mendapatkan ilmu baru dan mencoba mengaplikasikannya dalam kepanitiaan ini, yaitu:

“What you get is what you inspect not what you expect.”

Itu adalah salah satu falsafah hidup orang Jepang dimana pemimpin tertinggi perusahaan langsung mengawasi kinerja bawahannya sehingga hasil yang didapat sesuai dengan harapan dan target perusahaan.

Walaupun banyak permasalahan, tapi secara keseluruhan saya menilai (pandangan subjektif saya ya) kinerja panitia sangat baik. Terima kasih kepada rekans Ring 1, massa TERRA, dan para wisudawan yang telah banyak membantu dalam kelancaran acara ini.

Untuk Faiz (Kadiv Acara): Sempet ikut pusing juga mendekati hari H karena PJ perform hari H sakit jadinya konsep perform belum pasti yang mengakibatkan latihan perform belum jalan. Juga ngeliat Faiz yang kayak orang pusing. Tapi alhamduliLlaah semua berjalan lancar, terutama wisnightnya yang di luar dugaan. Dari mulai pemilihan MC yang tepat, alur wisnight, n performer saat wisnight.

Untuk Aa (Kadiv Perizinan): Nuhun pisan buat Aa udah ngingetin terus tentang proposal n gerak cepet buat nyelesain seluruh surat n tugas divisi Perizinan. Meskipun dibawa santai tapi lumayan capejuga ya buat ngejar tanda tangan Kaprodi.

Untuk Dona (Kadiv Konsumsi): Enak makanannya n tepat banget Don milih kateringnya. Porsi makanan dan menu makanannya pas banget. Makanan-makanan ta’jil jadi begitu berharga sambil nunggu kedatangan para wisudawan.

Untuk Luki (Kadiv Kreatif n Desain): Luar biasa pengaturan jadwal n konsep dari Divisi yang dipimpin Luki. Salut buat konsistensinya. Ngedekornya jadi ga gerusah-gerusuh n ga sampe lembur mendekati hari H. Properti-properti yang mendukung juga out of the box dan memang itu salah satu kelebihan Luki.

Untuk Afifah (Kadiv Danus): Luar biasa pemasukan uang dari divisi Danus. Ngebantu banget pas ternyata dari Fakultas hanya ngasih anggaran setengah dari biasanya. Pendataan oleh Afifah rapih n ide-ide danusnya bener-bener di luar dugaan.

Untuk Yanisa (Kadiv Pubdok): Gokil banget videonya. Ga nyangka ternyata bisa bikin video sebagus itu. Pensuanaan dari event wisudawanya juga tepat waktu n tepat sasaran dengan pemakaian anggaran yang efisien.

Untuk Sandhy (Kadiv L.O.): Meskipun wisudawannya sedikit tapi ternyata tetap ngebuat kadiv L.O. pusing juga. Penjagaan komunikasi antara Panitia dengan wisudawan kebantu banget San. Akhirnya seluruh wisudawan juga berhasil dishoot untuk dimintai testimoni.

Untuk Zian (Kadiv Produksi&Logistik): Ininih salah satu divisi terbaik. Dari seharusnya dua divisi tapi Zian bisa ngehandle semuanya dengan sigap dan mampu memfasilitasi kebutuhan-kebutuhan seluruh logistik Wisuda. Dari mulai jerami sampe bambu ukuran besar, luar biasa!

Untuk Hana (Sekretaris): Mampu menjawab apa yang saya ekspektasikan. Proposal berhasil dibuat dengan lancar karena wajar jika ada revisi dari Kaprodi, kebutuhan surat-surat juga mampu diakomodasi dengan baik walaupun sempet beberapa kali seharusnya bisa lebih cepet, n pendokumentasian surat juga rapih.

Untuk Gita (Bendahara): Ngerumusin RAB berulang-ulang tapi tetap semangat, sangat terbantu dengan himbauan dari Gita untuk tiap divisi supaya mampu berhemat, dan masukan-masukan dari Gita baik secara tertulis ataupun langsung jadi pembelajaran yang berharga buat saya.

Untuk Khoir (Danlap): Predikat “lontong” kayaknya harus dilepaskan dari Khoir. Performance yang ditunjukkan Khoir pas hari H bener-bener di luar dugaan. Dari mulai orasi di awal, mimpin yel-yel selama perjalanan, sampe harus ikut perform di jam gadang. Luar biasa!

Untuk Hakiem (Danlap): Bener-bener menjadi pendukung berarti  buat para pelaksana di hari H. Kelancaran mobilisasi massa Terra dari sekre ke Sabuga dan parade arak-arakan gak terlepas dari kontribusi besar Hakim.

Untuk Durra (Korlap): Jadi partner yang sangat mendukung Ketua pas forsos dari panitia pusat n udah mengerti banget teknis di lapangan waktu hari H. Meskipun terkendala hujan tapi kesigapan korlap ngebuat parade arak-arakan berjalan lancar n happy ending.

Terima kasih sekali lagi buat rekan-rekan dan mohon maaf atas segala kelemahan n kekurangan saya. Terlepas dari nilai yang didapatkan himpunan kita saat perform di jam gadang, tapi inilah “kemenangan” yang bisa kita dapatkan di akhir kepanitiaan kita. AlhamduliLlaah.

Ring 1 Wisjul saat Wisnight

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s